eSocial: tudo o que você precisa saber

eSocial, o que é?

O Governo tem por objetivo melhorar o processo de envio dos relatórios por parte das empresas, tornando-o mais transparente e rigoroso. Com isso, os órgãos governamentais conseguem averiguar com mais precisão as informações declaradas e identificar facilmente dados contraditórios. Para este fim, foi elaborado o eSocial.

O eSocial visa unificar todas as informações da folha de pagamento das empresas, ou seja, todos os órgãos envolvidos receberão as informações simultaneamente e terão acesso integrado a todos os dados declarados.

eSocial, o que é?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, que pretende unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo o país.

O sistema vai consolidar os bancos de dados e processos do antigo Ministério do Trabalho e Emprego*, Previdência Social*, Caixa Econômica Federal e Receita Federal.

* Os respectivos ministérios agora são as Secretaria Especial de Produtividade, Emprego e Competitividade, e Secretaria Especial da Previdência.

Como funciona na prática?

Por meio desse sistema, a comunicação das empresas com o Governo vai ser menos burocrática, sendo que todas as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS serão enviadas em um único procedimento e todos os órgãos terão acesso às declarações.

Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente as informações para o Portal do eSocial. Todos os dados serão comunicados pelo mesmo caminho digital.

Quais são as vantagens em utilizar o eSocial?

O eSocial vai auxiliar na geração de guias de recolhimentos do FGTS e demais tributos, reduzindo praticamente a zero os erros nos cálculos. A plataforma vai garantir maior segurança jurídica, registro imediato de novas informações e integração de processos.

O eSocial trará benefícios significativos também para o empregado, pois será possível assegurar, de forma muito mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.

Quem está obrigado a aderir o eSocial?

A adesão ao sistema do eSocial é obrigatório a todas as empresas, incluindo Microempreendedor Individual (MEI). Mas o Governo começou a implantação por fases. Segundo o cronograma do programa, a implantação é em três etapas compostas de seis fases.

O processo teve início no primeiro semestre de 2018. Confira abaixo o cronograma.

Primeira etapa: Janeiro/2018
Empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões

  • Fase 1 – Janeiro/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastro do empregador e tabelas.
  • Fase 2 – Março/18: Informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – Maio/18: Folha de pagamento.
  • Fase 4 – Agosto/18: Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias.
  • Fase 5 – Fevereiro/19: Substituição da GFIP para recolhimento de FGTS.
  • Fase 6 – Julho/19: Dados de segurança e saúde do trabalhador.

Segunda etapa – Julho/2018
Empresas com faturamento inferior a R$78 milhões

  • Fase 1 – Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastro do empregador e tabelas.
  • Fase 2 – Outubro/18: Informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – Janeiro/19: Folha de pagamento.
  • Fase 4 – Abril/19: Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias.
  • Fase 5 – Abril/19: Substituição da GFIP para recolhimento de FGTS.
  • Fase 6 – Janeiro/20: Dados de segurança e saúde do trabalhador.

Terceira etapa – Janeiro/2019
Empresas do Simples, MEIs, pessoas físicas (que possuam empregados), Produtor rural e Entidades sem fins lucrativos

  • Fase 1 – Janeiro/19 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastro do empregador e tabelas.
  • Fase 2 – Abril/19: Informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
  • Fase 3 – Julho/19: Folha de pagamento.
  • Fase 4 – Outubro/19: Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias.
  • Fase 5 – Outubro/19: Substituição da GFIP para recolhimento de FGTS.
  • Fase 6 – Julho/20: Dados de segurança e saúde do trabalhador.

E se eu não cumprir os prazos?

O eSocial, assim como toda legislação trabalhista, tem multas rigorosas aplicadas em caso de descumprimento das obrigações.

A adesão ao programa é obrigatória e as informações devem ser comunicadas dentro dos prazos estipulados pela Receita Federal. Por isso, é preciso direcionar todas as atenções para os prazos do cronograma, visto que o atraso na declaração dos dados acarretará em multas.

E esta é a maior preocupação das empresas em relação aos prazos do eSocial, sendo assim, para não correr o risco de perder as datas e acabar sendo autuado pela Receita Federal, o ideal é ter um contador qualificado e atualizado para cuidar disso para sua empresa.

O que preciso para implantar o eSocial?

O programa do eSocial exige algumas especificações para a empresa ter acesso ao programa e comunicar corretamente suas informações.

Confira abaixo cada uma delas.

Certificado digital

É um arquivo eletrônico que serve como identidade virtual para uma pessoa física ou jurídica. Com ele, a empresa pode fazer transações on-line com garantia de autenticidade e com toda proteção das informações trocadas. O certificado digital é usado para ligar uma entidade a uma chave pública.

A empresa precisa de um certificado digital para enviar as informações ao eSocial, é através dele que o portal será acessado.

Se você não possui um certificado, o seu contador pode utilizar o dele, nesse caso, você deve comparecer a uma agência da Receita Federal e fazer uma procuração, cedendo ao contador permissão para enviar as informações da empresa.

O ideal é que a sua empresa tenha o próprio certificado digital.

Qualificação cadastral

Trata-se do processo de regularização do cadastro dos trabalhadores junto ao banco de dados mantido pelo empregador. É uma garantia de consistência e compatibilidade entre os dados existentes nas bases do CPF e CNIS.

O empregado com inconsistência de informações não será recebido pelo eSocial. Sendo assim, você já deve iniciar a qualificação dos seus empregados antes de fazer a adesão ao programa.

Cadastro de empregados

O eSocial exige informações completas sobre todos os empregados, por isso, é ideal verificar se todos os cadastros estão preenchidos corretamente. No caso de irregularidades, é preciso providenciar o ajuste o mais breve possível.

Como me preparar para o eSocial?

Agora que você já entendeu o que é o programa e a sua importância no que tange às obrigações da empresa, vamos dar algumas dicas de como preparar-se para começar a utilizar o sistema do eSocial.

  1. Faça o certificado digital. Caso a empresa já possua, confira se está tudo certo com ele, como por exemplo a validade.
  2. Faça uma avaliação do cadastro dos empregados e confira se estão completos e corretos. Se não, proceda com a regularização.
  3. Verifique a qualificação cadastral de cada empregado.
  4. Converse com o seu contador e o deixe sempre informado sobre todas as questões trabalhistas da empresa.
  5. Mantenha a documentação sempre organizada e atualizada. Saiba o que a Receita analisa quando olha para a sua empresa.

Essas dicas vão ajudá-lo a manter o seu negócio em dia e cumprir os prazos de envio das informações para o programa do eSocial.

Conclusão

O eSocial vai consolidar os bancos de dados, processos e entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Portanto, o programa vai tornar a empresa mais sistemática e responsável, assegurando o bem-estar do empregado e do empregador.

Não deixe para depois, converse com seu contador e comece a implantar o eSocial. Evite multas!

Quer mais informações? Entre em contato conosco através do e-mail: contato@factorcontabil.com.br ou através do site Factor Contábil.

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